POLITICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS 1º Cartório de Notas e de Protesto de São Carlos SUMÁRIO
Introdução.......................................................................................................................................... 2
Normativas de Referência................................................................................................................ 2 Definições.......................................................................................................................................... 2 Exercício de direitos pelos titulares de dados pessoais.................................................................. 3 Descrição do tratamento de dados e de sua legitimação............................................................... 4 Tratamento de dados para prestação de serviço registral.............................................................. 5 Tratamento de dados para combate à lavagem de dinheiro....................................................... 5 Uso compartilhado de dados........................................................................................................ 6 Compartilhamento com entes públicos.................................................................................. 6 Compartilhamento com entes privados.................................................................................. 6 Segurança e gestão dos dados......................................................................................................... 8 Base de dados................................................................................................................................. 8 Medidas de segurança.................................................................................................................... 8 Armazenamento e descarte............................................................................................................ 8 INTRODUÇÃO Esta Política de Privacidade informa aos usuários da 1º Cartório de Notas e de Protesto de São Carlos as regras sobre o tratamento de seus dados pessoais.
A serventia poderá atualizar o teor desta Política a qualquer momento, sobretudo para mantê-la em conformidade à legislação vigente. Por isso, recomendamos uma consulta frequente ao documento. Em caso de esclarecimentos, sugestões ou solicitações relacionadas à privacidade e proteção de dados, utilize nosso canal de comunicação através do e-mail: marcel@1cartoriosaocarlos.not.br. NORMATIVAS DE REFERÊNCIA Esta Política está em conformidade com as leis:
DEFINIÇÕES
EXERCÍCIO DE DIREITOS PELOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS Todos os usuários que possuam alguma informação utilizada pela serventia são titulares de dados e podem requerer os seguintes direitos:
Por questão de segurança, o exercício desses direitos pode ser efetuado mediante requisição expressa, desde que confirmada a identidade do titular. Atentando para a natureza dos serviços prestados pelas serventias extrajudiciais, é importante destacar que:
Por fim, fica o usuário ciente de que toda comunicação realizada por e-mail é eficaz e suficiente para divulgação de qualquer assunto referente aos serviços prestados pela serventia, sendo também válida como prova documental. DESCRIÇÃO DO TRATAMENTO DE DADOS E DE SUA LEGITIMAÇÃO O titular da serventia é controlador de dados pessoais e, nessa qualidade, promove o tratamento das informações de seus usuários. Considerando os princípios da LGPD, a serventia utiliza apenas as informações necessárias para execução dos serviços com eficiência, restringindo seu uso às finalidades informadas nesta política. Tratamento de dados para prestação dos serviços Durante a vigência da relação havida entre as partes, para a prestação dos serviços e para cumprimento das obrigações legais e regulatórias serão coletados os seguintes dados:
Os dados para qualificação básica das partes são coletados para a prestação de serviços, conforme previsão do art. 2º do Provimento nº 61/2017 do Conselho Nacional de Justiça.
Para serviços não gratuitos – isto é, que demandam o pagamento de emolumentos – a serventia poderá tratar dados bancários, tais como banco, número da agência bancária, número da conta corrente ou poupança e chave PIX. 1 Conforme e art. 2º do Provimento nº 61 de 17/10/2017 do CNJ. Tratamento de dados para combate à lavagem de dinheiro
Para cumprimento do dever de devida diligência contemplado no Provimento nº 88/2019 do CNJ, podem ser solicitadas mais informações do usuário dos serviços que as fornecidas para a realização dos atos, tais como:
O tratamento de informações com base no dever de diligência ocorre para fins de atividades de investigação e repressão de infrações penais, o que afasta a aplicação da LGPD, na forma de seu art. 4º, III, “d”. De todo modo, a indicação dessa atividade é feita nesta política em respeito ao dever transparência da serventia em face dos usuários de seus serviços. Uso compartilhado de dados O uso compartilhado de dados cumpre os requisitos contemplados no art. 23, caput, da LGPD, pois ocorre nos limites da finalidade pública, da persecução do interesse público e da execução de competências legais. Compartilhamento com entes públicos A serventia também compartilha dados com órgãos públicos e demais cartórios, que são equiparados a órgãos públicos para fins de proteção de dados (art. 23, § 4°, LGPD). O compartilhamento de dados ocorre para atendimento de contratos ou convênios, para atendimento de obrigação legal ou para coleta de informações a fim de se realizarem políticas públicas. Em todo caso, a serventia exige adequação à LGPD dos destinatários, em especial a indicação da finalidade do compartilhamento dados. Compartilhamento com entes privados Para cumprimento de obrigações legais e regulamentares, a serventia compartilha dados com centrais de serviços eletrônicos:
A partir da administração em caráter privado típica da atividade registral, a serventia contrata fornecedores, tais como profissionais liberais e empresas, em cujos contratos há previsão de compartilhamento de dados pessoais. O compartilhamento acima descrito tem como objetivo a prestação de serviços com eficiência. A serventia compartilha o mínimo de dados pessoais para atingir tal finalidade, comprometendo-se a exigir adequação à LGPD dos destinatários dos dados. SEGURANÇA E GESTÃO DOS DADOS O cartório envidará seus melhores esforços para proteção da informação, principalmente dados pessoais, aplicando as medidas de proteção administrativas, físicas e técnicas necessárias e disponíveis, exigindo de seus fornecedores nível aceitável de Segurança da Informação, com base em cláusulas contratuais e responsabilizações. Base de dados A base de dados e o acervo são de guarda e responsabilidade da serventia, cujo armazenamento ocorre em ambiente seguro e controlado. Quando necessário, o uso dos dados é feito dentro dos limites e propósitos descritos nesta Política, com acesso restrito apenas aos profissionais e fornecedores autorizados. Medidas de segurança Em atendimento ao Provimento nº 74/2018 do CNJ, a serventia possui medidas técnicas e administrativas de segurança informacional, tais como firewall, antivírus, antissequestro, filtro de conteúdo, backup, dentre outros. Além disso, conta com armazenamento em servidores próprios e em nuvem, bem como documentação orientativa sobre procedimentos de manutenção da segurança. Armazenamento e descarte Os dados pessoais coletados e os registros de atividades são armazenados conforme os prazos contemplados na legislação e regulamentação específica, em especial o Provimento nº 50/2015 do CNJ, devidamente incorporado em política específica interna da serventia. Findo o prazo e a necessidade legal de armazenamento, os dados pessoais dos usuários serão excluídos com métodos de descarte seguros, a fim de garantir a inutilização dos documentos e evitar vazamentos de dados. Por sua vez, o descarte dos resíduos é efetuado em respeito às leis ambientais.
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